Article 1 : Principes fondamentaux

Ce texte définit les conditions sous lesquelles les services sont offerts aux partenaires pour le Cyber Show Paris 2026. Les règles sont basées sur le règlement interne de l'organisation hôte et des documents contractuels, qui ensemble forment un accord indissociable. Tout changement dans l'accord nécessite un avenant écrit conjointement signé par les deux parties.

Article 2 : Détails de l'événement

L'organisateur fixe unilatéralement les détails de l'événement, y compris les heures d'ouverture et les catégories de visiteurs autorisés. Ces détails sont communiqués via des documents contractuels. 

Article 3 : Inscription et participation 

L'organisateur décide de quels partenaires peuvent participer à l'événement. L'organisateur gère les demandes et a le droit de refuser l'admission sans devoir justifier sa décision. 

Article 4 : Attribution et aménagement des stands

L'organisateur détermine le plan général de l'événement et attribue les emplacements selon divers critères, y compris la date de signature et le montant du partenariat. Les partenaires ne peuvent prétendre à un emplacement spécifique sur la base de participations antérieures et l'organisateur peut changer l'attribution des emplacements à sa discrétion sous validation des deux parties.

Article 5 : Installation et démontage

L'organisateur établit le calendrier pour l'installation et le démontage des stands. Si les partenaires ne respectent pas ces délais, l'organisateur peut intervenir à leurs frais et risques. 

Article 6 : Gestion des produits

Les partenaires gèrent eux-mêmes le transport et la réception de leurs produits, en respectant les règles de l'organisateur pour l'entrée et la sortie des marchandises. 

Article 7 : Nettoyage

Le nettoyage des stands doit être effectué selon les directives de l'organisateur et terminé avant l'ouverture quotidienne de l'événement.

Article 8 : Accréditations pour les exposants

Les badges des exposants sont délivrés selon le quota inclus dans le partenariat et permettent un accès prioritaire à l'événement.

Article 9 : Forums et interventions

L'organisateur doit approuver tous les intervenants et sujets proposés pour le forum, en veillant à leur adéquation avec la réputation et l'image de l'événement.

Article 10 : Engagements de l'organisateur

L'organisateur s'engage à fournir les prestations telles que définies dans la proposition de partenariat, sous réserve que le partenaire ne soulève pas de réclamation écrite dans les 7 jours suivant la prestation.

Article 11 : Obligations du partenaire

Le partenaire doit collaborer et fournir divers éléments, tels que logos et informations pour l'inscription, en respectant un calendrier établi.

L’article 11.1 Le partenaire s'engage à fournir à l'organisateur un éventail d'informations détaillées dans un délai spécifié. Cela inclut le logo et les détails de l'entreprise, la justification de sa participation, et l'identification des personnes associées au partenariat. Des détails supplémentaires sur les interventions et les demandes spécifiques liées au stand sont également requis. Si le partenaire manque à ces obligations dans les temps impartis, l'organisateur n'est pas tenu responsable des délais de communication ou des omissions résultantes. Les modifications du calendrier ne sont acceptées que d'un commun accord entre les deux parties.

L’article 11.2 L’organisateur est seul responsable de la fixation des prix des stands et de ses services, ainsi que des frais liés à la participation à l’événement.

Article 11.2.2 Paiement Le règlement total du partenariat doit toujours être effectué en euros, conformément aux modalités suivantes : - Si le montant total dû par le PARTENAIRE en vertu du contrat est inférieur à cinquante mille (100 000) euros hors taxe (HT), le paiement complet doit être effectué en une seule fois, dans un délai de trente (30) jours à compter de la date d'émission de la facture par L'ORGANISATEUR. - Si le montant total dû par le PARTENAIRE en vertu du contrat dépasse cinquante mille (100 000) euros HT :

- Le PARTENAIRE doit effectuer un premier versement (l'acompte) équivalant à cinquante pour cent (50%) du montant total toutes taxes comprises (TTC) du CONTRAT, dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception du BON POUR ACCORD signé par L'ORGANISATEUR par tout moyen.

- Un deuxième versement (le solde) représentant cinquante pour cent (50%) du montant TTC du CONTRAT doit être effectué 30 jours avant la date de l’événement. 

Toute inscription à l’événement réalisée moins de soixante (60) jours avant l’événement doit être entièrement réglée avant la date de l’événement. Toutes nouvelles commandes de services passées après l'inscription du Partenaire doivent être payées intégralement au moment de la commande. Un tarif préférentiel "REEBOKING" est disponible si le PARTENAIRE règle les sommes dues en vertu du CONTRAT :

- Avant le 30 juillet 2026, une réduction de 15% est appliquée sur le tarif catalogue de tous les services hors mobiliers/électricité et internet.

- Avant le 30 octobre 2026, une réduction de 10% est appliquée sur le tarif catalogue de tous les services hors mobiliers/électricité et internet.

Dans le cas où le PARTENAIRE utilise un système de bons de commande ("purchase order" ou "PO"), il doit en informer L'ORGANISATEUR. Dans ce cas, le CONTRAT n'entrera en vigueur qu'à la réception du numéro de PO, et aucune prestation ou participation à l’événement ne sera effectuée par L'ORGANISATEUR avant la réception de tous les documents requis. La date de réception complète des documents sera la seule prise en compte pour l'inscription à l’événement, y compris pour les tarifs "Reebooking". Le PARTENAIRE assumera seul toutes les conséquences de ce retard. En tout état de cause, tout montant dû doit être payé intégralement à sa date d'échéance, même en cas de litige, de réclamation, de question ou en attendant une décision. Le paiement ne peut en aucun cas être retardé au-delà de la date d'échéance, ni faire l'objet d'une réduction, d'un escompte ou d'une compensation, quelle qu'en soit la raison. De plus, L'ORGANISATEUR se réserve le droit, dans les mêmes conditions :

- D'exiger des pénalités de retard à un taux de 10,75%, à compter du jour suivant la date d'échéance prévue, auxquelles s'ajoute une indemnité forfaitaire minimale de recouvrement de 40 euros par facture (conformément à la loi du 22 mars 2012 et au décret du 2 octobre 2012 pris pour son application). Si les frais de recouvrement sont supérieurs, L'ORGANISATEUR peut demander une indemnité complémentaire sur présentation de justificatifs.

- De retirer au PARTENAIRE le bénéfice du tarif préférentiel "Reebooking" s'il en Bénéficiait dans le cas où les factures ne sont pas soldées dans les délais impartis. Dans ce cas, le PARTENAIRE recevra une facture complémentaire ajustée au tarif catalogue réel de l'ensemble des services souscrits dans le cadre du partenariat, et il devra la régler dans un délai de trente (30) jours à compter de son émission par L'ORGANISATEUR.

- ET/OU, après une mise en demeure restée infructueuse, de résilier le Contrat et de demander une indemnisation conformément à l'article 14 des présentes. En cas de retard de paiement constaté sur deux éditions consécutives d'une manifestation organisée par L'ORGANISATEUR, celui-ci appliquera automatiquement une majoration de 15% sur l'ensemble des tarifs catalogue pour l'édition suivante de l’événement.

Article 12 : Annulation ou report

Les conditions de remboursement en cas d'annulation ou de report par le partenaire ou l'organisateur sont détaillées, avec des différences en fonction de la date de l'annonce.

L’article 12.1 Les partenaires peuvent annuler leur participation selon les termes du contrat. Si l'annulation est communiquée avant une date spécifiée (180 jours avant la date de l’événement), le remboursement sera complet. Après cette date, aucun remboursement n'est offert. Les demandes d'annulation doivent être transmises via des moyens de communication spécifiques. Les remboursements éventuels sont traités par l'organisateur dans un délai prédéterminé. Si un partenaire ne prend pas possession de son espace comme prévu, il perd tout droit à cet espace ainsi qu'à toute compensation, permettant à l'organisateur de le réattribuer. A moins de 180 jours, la facture sera dû à L’ORGANISATEUR.

L'article 12.2 énonce que si l'événement est annulé ou reporté à cause de circonstances imprévisibles comme des urgences sanitaires ou autres situations de force majeure, l'organisateur a la capacité de rembourser les partenaires ou de leur offrir un avoir pour une future édition, selon le moment de l'annonce faite par l'organisateur. Si un partenaire ne se présente pas ou n'est pas prêt à temps pour l'événement, il peut perdre son droit à un emplacement sans possibilité de remboursement ou d'indemnisation. Les remboursements dus seront traités dans un délai défini après l'annonce officielle de l'annulation ou du report.

L'article 12.3 précise que si l'événement est partiellement annulé pour les mêmes raisons que celles mentionnées ci-dessus, mais qu'il est encore possible de le tenir sous une forme restreinte, l'organisateur peut annuler la participation des partenaires selon les mêmes conditions de remboursement ou d'avoirs. Si la restriction de l’événement est telle que certains partenaires sont sélectionnés pour ne pas participer après une date spécifique, ces partenaires recevront un remboursement complet, à l'exclusion des frais engagés en prévision de l'événement.

Article 13 : Responsabilité

Les parties sont responsables des dommages directs causés lors de l'exécution du contrat mais l'organisateur n'est pas tenu responsable des dommages indirects.

Article 14 : Résiliation

Si le partenaire ne respecte pas ses obligations, l'organisateur peut résilier le contrat après une mise en demeure infructueuse, sans indemnisation pour le partenaire.

Article 15 : Sécurité et santé

Le partenaire doit respecter toutes les réglementations pertinentes, y compris celles imposées par l'organisateur, sous peine de sanctions.

Article 16 : Assurances

Le partenaire doit souscrire des assurances appropriées et renoncer à tout recours contre l'organisateur pour les dommages subis.

16.1. Responsabilité civile 

L’Organisateur ne répond pas des dommages que les Exposants pourraient occasionner à des tiers en ce compris le gestionnaire et le propriétaire du Site accueillant l’Evènement. L’Exposant s’engage en conséquence à souscrire, au plus tard 10 jours avant la date prévue de montage de l’Evènement, auprès de compagnies d’assurance agréées pour pratiquer les opérations d’assurances en France, des contrats d’assurance couvrant les conséquences pécuniaires des responsabilités pouvant lui incomber en raison des dommages corporels, matériels et immatériels, causés aux tiers, y compris au gestionnaire du Site et au propriétaire du Site, du fait de son activité à l’occasion de sa participation à l’Evènement (y compris pendant les périodes de montage et de démontage). L’Exposant s’engage à fournir à l’Organisateur, à première demande de celui-ci, l’attestation correspondante de son assureur, en cours de validité, indiquant les garanties souscrites, leur montant et leur durée de validité, A défaut l’Organisateur se réserve le droit d’interdire à l’Exposant l’accès à l’Evènement sans que cela puisse donner lieu à indemnité.

16.2. Risques Locatifs et biens de l’Exposant

Par ailleurs, l’Organisateur ne répond pas : - des dommages matériels causés au gestionnaire du Site et/ ou au propriétaire du Site, affectant les biens meubles ou immeubles, en cas de survenance des événements suivants : incendie, foudre, explosions, dégâts des eaux, attentats et catastrophes naturelles. - des dommages causés aux biens appartenant à l’Exposant ou placés sous sa garde. Le cas échéant, l’Exposant doit justifier de la souscription d’une police risques locatifs en transmettant à l’Organisateur, au plus tard 10 jours avant le début du montage de l’Evènement, le formulaire « attestation d’assurance » dûment signé comportant le cachet de son assureur et faisant état de garanties délivrées pour un montant minimum par sinistre de 3 000 000 €, l’offre d’assurance risques locatifs – dommages aux biens.

16.3. Renonciation à recours : a) Contre la société gestionnaire du Site et/ou la société propriétaire du Site

En exécution des engagements pris par l’Organisateur envers la société gestionnaire du Site et/ ou la société propriétaire du Site, l’Exposant, par le seul fait de sa participation, déclare renoncer à tout recours que lui-même ou ses assureurs seraient en droit d’exercer contre ces sociétés, et leurs assureurs respectifs, pour les dommages garantis par la police risques locatifs et pour tout dommage direct ou indirect que ces derniers pourraient occasionner à ses biens, équipements et aménagements ainsi qu’à ceux de ses préposés, ainsi que pour toutes pertes d’exploitation et/ou frais supplémentaires quelle qu’en soit la cause, exception faite des actes de malveillance.

Par ailleurs, l’Exposant déclare renoncer à recours contre la société gestionnaire du Site et/ ou la société propriétaire du Site et leurs assureurs respectifs en cas de survenance d’un des évènements suivants, entrainant un préjudice pour l’Exposant :

- En cas de dommage d’incendie, de vol, de dégâts des eaux, d’humidité ou de tout autre circonstance atteignant ses biens propres, l’Exposant devant s’assurer contre ces risques,

- En cas d’agissements anormaux des autres occupants du Site, de leur personnel ou de leurs fournisseurs, des visiteurs,

- En cas d’interruption ou de fonctionnement intempestif dans le service de l’eau, du gaz, de l’électricité, de la climatisation ou d’une manière générale, en cas de mise hors service ou d’arrêt, même prolongé, pour une cause indépendante de la volonté de la société gestionnaire du Site et/ou du propriétaire du Site, dans le service des fluides, y compris dans les réseaux d’extincteurs automatiques, du chauffage ou du conditionnement d’air ou de l’un quelconque des éléments d’équipements commun du site,

- En cas de contamination des réseaux de chauffage, d’eau et de conditionnement d’air pour une cause indépendante de la volonté de la 4/8 société gestionnaire du Site et/ de la société propriétaire du Site,

- En cas de mesures de sécurité prises par la société gestionnaire du Site et/ou de la société propriétaire du Site et/ ou par toute autorité administrative, si celles-ci causaient un préjudice à l’Exposant. L’Exposant s’engage à obtenir les mêmes renonciations à recours de ses assureurs.

b) Contre l’Organisateur : L’Exposant déclare également renoncer à tout recours que lui-même ou ses assureurs seraient en droit d’exercer contre l’Organisateur et ses assureurs pour les dommages garantis par la police risques locatifs et pour les dommages directs ou indirects qu’il pourrait occasionner à ses biens, équipements et aménagements ainsi qu’à ceux de ses préposés, ainsi que pour toutes pertes d’exploitation et/ ou frais supplémentaires quelle qu’en soit la cause, exception faite des actes de malveillance. L’Exposant s’engage à obtenir les mêmes renonciations à recours de ses assureurs. Il est précisé qu’à titre de réciprocité et exception faite des actes de malveillance, l’Organisateur et son assureur renoncent à tous recours contre l’Exposant et son assureur pour les dommages affectant les biens, équipements et aménagements appartenant à l’Organisateur et dont la responsabilité incomberait à l’Exposant. Il est précisé que cette renonciation à recours ne porte pas sur les dommages pouvant affecter l’ensemble immobilier constituant le Site, les aménagements et matériels appartenant à la société gestionnaire du Site et/ ou à la société propriétaire du Site qui sont confiés à l’Exposant.

Article 17 : Propriété intellectuelle

Le partenaire autorise l'organisateur à utiliser ses contenus pour la promotion de l'événement et doit garantir la détention des droits nécessaires.

Article 18 : Données personnelles

Le partenaire, en utilisant les données personnelles fournies par l'organisateur, devient responsable de leur traitement conformément aux réglementations sur la protection des données. Par ailleurs, nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles lors de votre participation à nos événements. Cette politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données.

a. Collecte de Données

Lors de votre inscription à nos événements, nous pouvons collecter des informations telles que votre nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, entreprise, et d'autres données nécessaires à la gestion de l'événement.

b. Finalités de Traitement

Vos données seront utilisées uniquement pour l'organisation de l'événement, la communication avec les participants, l'émission de billets, et l'amélioration de nos futurs événements. 

c. Conservation des Données

Vos données seront conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

d. Partage de Données

Nous ne partagerons vos données qu'avec des tiers lorsque cela est nécessaire à l'organisation de l'événement (par exemple, avec des prestataires de services de billetterie).

e. Sécurité des Données

Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé ou leur divulgation.

f. Vos Droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les rectifier, de les supprimer, de limiter leur traitement, et de vous opposer à leur traitement. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant.

g. Cookies et Analytique

Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience sur notre site web. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies, mais cela peut affecter la fonctionnalité de notre site.

h. Consentement

En participant à nos événements, vous consentez à la collecte et au traitement de vos données conformément à cette politique de confidentialité.

i. Contact

Pour toute question concernant vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail contact@eden-forums.fr. Nous nous engageons à respecter le RGPD et à protéger vos données personnelles. Cette politique de confidentialité peut être mise à jour de temps en temps, veuillez consulter notre site web pour les dernières informations.

Article 19 : Pratiques commerciales

Le partenaire doit s'abstenir de toute pratique commerciale agressive et se limiter aux outils fournis par l'organisateur pour le démarchage.

19.1. Sous location et Co-Exposition

L'Exposant ne peut faire aucune publicité, sous quelque forme que ce soit, pour des sociétés non exposantes. Il lui est par ailleurs interdit de céder ou encore de sous-louer tout ou partie de l'emplacement attribué sans avoir préalablement recueilli l’approbation écrite de l’Organisateur en lui déclarant ses partenaires (co-exposants, sociétés représentées,...). L’Exposant se porte garant du respect, par les sociétés présentes sur son stand, de la Documentation contractuelle. Il est notamment responsable de toute violation des présentes commises par les sociétés présentes sur son stand. L’Exposant garantit, par ailleurs, l’Organisateur contre tous recours, contestations, charges, condamnations et débours divers qui pourraient provenir des sociétés présentes sur son stand relativement à leur participation à l’Evènement.

19.2 Démonstrations et animations :

a. Démonstrations : Les démonstrations au sein de l’Evènement ne pourront avoir lieu que pour les produits nécessitant une explication technique particulière. En outre, ces démonstrations seront soumises à une autorisation spéciale, préalable et écrite de l’Organisateur. Les démonstrations sur estrade surélevée par rapport au plancher initialement prévu sont interdites. Les démonstrations à l’aide de micro, harangue ou racolage, de quelque façon qu’elles soient pratiquées, sont strictement interdites. La fermeture totale ou partielle des stands durant les heures d’ouverture de l’Evènement au public, et notamment durant une éventuelle démonstration, est interdite, sauf autorisation écrite et préalable de l’Organisateur.

b. Animations : Toute attraction, spectacle ou animation dans l’enceinte des stands devra être préalablement autorisé(e) par l’Organisateur. A ce titre, l’Exposant devra présenter un projet précis (matériel et source sonore utilisés, type d’animation...). Dans tous les cas, la puissance des enceintes ne pourra excéder 30 décibels (dBA) tournées vers l’intérieur du stand et inclinées vers le sol. Le volume sonore ne pourra excéder 85 décibels (dBA). c. Les démonstrations et les animations ne doivent constituer en aucune manière une gêne aux Exposants voisins, à la circulation, ainsi que, d’une façon générale, à la bonne tenue de l’Evènement, faute de quoi l’autorisation accordée pourra être révoquée sans préavis.

19.3. Publicité

Toute publicité lumineuse ou sonore devra respecter le règlement de décoration de l’Evènement et être soumis à l’agrément préalable et écrit de l’Organisateur. Cet agrément restera soumis à la condition que la publicité ne constitue en aucune manière une gêne aux Exposants voisins, à la circulation, ainsi que, d’une façon générale, à la bonne tenue de l’Evènement, faute de quoi l’agrément pourra être retiré sans préavis. La distribution de prospectus, de bons et imprimés divers visant au détournement à son profit des visiteurs de l’Evènement est strictement interdite dans les allées ainsi que dans l’enceinte du Site. Seule est autorisée la présence de prospectus, bons et imprimés divers déposés dans l’enceinte du stand de l’Exposant. Tout document remis aux visiteurs sur son stand, tel que carte commerciale, bon de commande, etc., devra comporter l’enseigne du stand ou la raison sociale de l’Exposant figurant dans sa demande de participation.

19.4. Prises de vues / Marques / Contenus 

L’Exposant autorise expressément, à titre gracieux, l’Organisateur et Eden Forums :

- A réaliser, s’il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant ainsi que les membres de son équipe, de même que les produits exposés sur son stand ;

- A utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires (y compris Internet), en France comme à l’étranger et pour une durée de cinq ans à compter de sa demande de participation ;

- A citer et reproduire gracieusement sa marque, ou dénomination sociale, comme référence commerciale pour les besoins de sa communication, sur tous supports (notamment Internet), tant en France qu’à l’étranger et ce pour une durée de cinq ans à compter de sa demande de participation ;

- Le cas échéant, à représenter, diffuser, reproduire, adapter, enregistrer, éditer, traduire, utiliser, exploiter gracieusement les contenus présentés par l’Exposant pendant l’Evènement dont ce dernier atteste être l’auteur ou avoir recueilli toutes les autorisations nécessaires auprès de celui-ci, ainsi que les interventions de l’Exposant pour les besoins de sa communication, sur tous supports (notamment Internet), tant en France qu’à l’étranger et ce pour une durée de cinq ans à compter de sa demande de participation.

L'Exposant qui ne souhaite pas que tout ou partie de son stand ou un des éléments qui y est représenté (logo, marque, modèle....) ou certains membres de son équipe, figurent sur les films et/ ou photographies et/ou le support internet utilisés pour la promotion de l’Evènement doit en aviser préalablement par écrit l'Organisateur avant l’ouverture de l’Evènement. Par ailleurs, l’Exposant qui souhaite effectuer des prises de vues de l’Evènement doit en informer préalablement par écrit l’Organisateur. A ce titre, l’Exposant fera son affaire personnelle des autorisations nécessaires aux prises de vues effectuées dans le cadre de l’Evènement et sera seul responsable du respect du droit à l’image dont jouit chaque Exposant, visiteur ou autre participant à l’Evènement.

19.5 Vente Illicite de titres d’accès : Le fait d’offrir, de mettre en vente ou d’exposer en vue de la vente ou de la cession ou de fournir les moyens en vue de la vente ou de la cession des titres d'accès à l’Evènement (billets d’entrée, invitations, badges, pass, etc.), de manière habituelle et sans l’autorisation de l’Organisateur, sur le domaine public, dans un lieu privé ou sur Internet, est un délit pénal passible d’interpellation et d’arrestation par les forces de police, puni de 15 000 € d’amende. Cette peine est portée à 30.000 € d’amende en cas de récidive (article 313-6-2 du Code pénal).

Article 20 : Modification des CGV L'organisateur peut modifier les conditions, avec une possibilité pour le partenaire de résilier le contrat si les nouvelles conditions ne sont pas acceptables.

Article 21 : Non-renonciation L'absence d'exercice d'un droit par l'une des parties ne signifie pas qu'elle y renonce.

Article 22 : Intégralité de l'accord Les présentes conditions constituent l'ensemble de l'accord entre les parties pour leur partenariat et remplacent tout accord antérieur.

Article 23 : Invalidité partielle Si une clause est jugée invalide, elle sera considérée comme non écrite sans affecter la validité des autres clauses. Article 24 : Litiges Tous les litiges seront réglés selon le droit français et, si besoin, seront portés devant le tribunal de commerce de Paris.

Article 25 : Autorité du signataire Le signataire pour le partenaire déclare avoir le pouvoir d'engager son entité dans le cadre de ce contrat.